Datenschutz-Audit nach DSGVO und BDSG

Für die Durchführung eines Datenschutz-Audits kommen verschiedene Vorteile und Gründe zum Tragen, die nicht ausschließlich auf Compliance-Faktoren basieren. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht:

• Gesetzeskonformität: Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Deutschland sowie eine Vielzahl von Spezialgesetzen erfordern von Unternehmen, dass sie den Datenschutz angemessen gewährleisten. Ein Datenschutz-Audit hilft die Gesetzeskonformität sicherzustellen.
• Risikomanagement: Ein Datenschutz-Audit ermöglicht es Unternehmen, potenzielle SIcherheitsrisiken zu identifizieren und angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren. Dies kann Datenpannen, finanzielle Verluste, Reputationsschäden und hohe Sanktionen verhindern.
• Optimierung von Prozessen und Maßnahmen: Ein Datenschutz-Audit ermöglicht es Unternehmen, neue Perspektiven einzunehmen und die Prozesse besser zu verstehen. Schwachstellen können identifiziert und eine Optimierung von Prozessen und Maßnahmen durchgeführt werden. 
• Vertrauensbildung und Zertifizierung: Durch den Nachweis eines angemessenen Datenschutzstandards können Unternehmen das Vertrauen von Kunden, Beschäftigten und Partnern verbessern. Ein professionelles Datenschutz-Audit zeigt auf, dass der Datenschutz ein Anliegen ist und Standards eingehalten werden.
• Erfüllung der Anforderungen Dritter: In vielen Fällen fordern Kunden oder Geschäftspartner eine unabhängige Überprüfung der Standards im Datenschutz. Ein Datenschutz-Audit kann bereits als Nachweis für die Einhaltung dieser Standards dienen.

Die Einsatzgebiete für das Legal Engineering können sehr vielfältig sein. Man versteht darunter die Kombination von rechtlicher Expertise mit technischem Fachwissen, um Unternehmensprozesse optimieren zu können. Als Schnittstelle zwischen Recht und Technologie spielt das Legal Engineering somit eine wichtige Rolle, um die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -vorschriften sicherzustellen. 

Die Aufgaben in der Unterstützung von Compliance-Prozessen und Datenschutz-Audits können umfassen:

• Rechtliche Analyse und Bewertung: Wir bewerten Datenschutzvorschriften mit Hinblick auf konkrete Auswirkungen auf Unternehmen und Prozesse und identifizieren die erforderlichen Maßnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes.
• Technologische Integration: Überschauen technischer Anforderungen und Lösungen im Rahmen der Implementierung  und Gestaltung von Compliance-Anforderungen.
• Prozessoptimierung: Durch kombinierte Fachkenntnisse an der Schnittstelle von Recht, betrieblichen Abläufen und Technologie können betriebliche Prozesse effektiver werden. Die Identifikation von ineffizienten Abläufe kann somit Bestandteil des Datenschutz-Audits sein.
• Beratung und Schulung: Unternehmen und Organisationen können entsprechend beraten und geschult werden, um das Bewusstsein für spezielle Datenschutzrisiken zu schärfen.
• Risikobewertung und -management: Risikobewertungen für konkrete Abläufe und Prozess können vorgenommen sowie Maßnahmen zur Risikominderung abgeleitet werden. Die Identifikation konkreter Risiken bildet die Basis für Strategien, um diese zu reduzieren oder aufzulösen.

Die Rolle des Legal Engineering kann bei Datenschutz-Audits eine wesentliche Rolle spielen, da es dazu beiträgt, die Lücke zwischen Recht und Technologie zu schließen.

Eine Datenschutz-Zertifizierung ist ein offizieller Nachweis, dass ein Unternehmen oder eine Organisation bestimmte Standards und Best Practices für den Schutz personenbezogener Daten erfüllt. Sie dient als Vertrauenssignal für Kunden, Geschäftspartner und Behörden und zeigt, dass das zertifizierte Unternehmen den Datenschutz ernst nimmt. Unternehmen können je nach Inhalt und Umfang der Zertifizierung ("Scope") Ihre Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO erfüllen.

Dies erfolgt relemäßig in einem Datenschutz-Audit, bei dem die Voraussetzungen geprüft werden. Eine Datenschutz-Zertifizierung wird im Anschluss von unabhängigen Dritten, insbesondere durch akkreditierte Zertifizierungsstellen, vergeben. Der Zertifizierungsprozess beinhaltet eine Auditierung und Überprüfung zum Zertifizierungsgegenstand, um sicherzustellen, dass dieser den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften entspricht. Zertifiziert werden können grundsätzlich Management-Systeme mit Ausrichtung im Datenschutz, die Konformität von Prozessen und Verarbeitungstätigkeiten sowie Produkte und Dienstleistungen, durch die personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Es ist wichtig anzumerken, dass eine Datenschutz-Zertifizierung kein einmaliger Prozess ist. Die Zertifizierung muss regelmäßig überprüft und erneuert werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen weiterhin den erforderlichen Datenschutzstandards entspricht. Eine Datenschutz-Zertifizierung kann ein wertvolles Instrument sein, um Betroffene zu schützen, Compliance-Vorgaben zu erfüllen, Vertrauen zu bilden und sich von Wettbewerbern abzuheben.

Es gibt verschiedene Arten von Datenschutz-Zertifizierungen, die sich je nach Region und Branche unterscheiden. Einige bekannte Beispiele sind ISO 27001-Standards, EuroPriSe und (potentiell) das einheitliche EU-Datenschutzsiegel, das bisher noch nicht existiert. Jede Zertifizierung hat ihre eigenen Anforderungen und Kriterien, die erfüllt werden müssen, um die Zertifizierung zu erhalten.

Die Möglichkeit, ein Datenschutz-Managementsystem (DSMS) zu zertifizieren, besteht seit 2022 nach dem internationalen Informationssicherheits-Standard ISO/IEC-27001 sowie ISO 27002 (Leitfaden zur Umsetzung der Maßnahmen aus Anhang A der ISO 27001), der für den Bereich Datenschutz um den Standard ISO/IEC 27701 erweitert wurde und nun aufbauend zertifiziert werden kann. Dafür existiert eine Vielzahl akkreditierter Zertifizierungsstellen der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle). Der neue Standard stellt eine Symbiose zu den derzeitigen Anforderungen an ein ISMS (Informationssicherheits-Managementsystem) durch die Einrichtung eines PIMS dar (Privacy Information Management System) und kann nur ergänzend zertifiziert werden. 

Mit der Ergänzungsnorm ISO/IEC 27701 wird nicht generell die Einhaltung der DSGVO oder die Datenschutzkonformität von Verarbeituntsvorgängen zertifiziert. Dennoch kann die Zertifizierung einen wichtigen Schritt darstellen, die Einhaltung von Datenschutzvorschriften nachzuweisen sowie das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern durch eine "Datenschutz-Zertifizierung" zu stärken. Es handelt sich insbesondere um einen Management-Standard.

Für Betreiber und Anbieter von Cloud-Lösungen existiert zudem die Möglichkeit einer Erweiterung der ISO 27001 nach Standards ISO/IEC 27018 sowie BSI C5, die sich speziell auf den Schutz personenbezogener Daten in der Cloud-Umgebung beziehen und zudem den Sicherheits-Standard ISO 27017 (Sicherheit der Datenübertragung) ergänzen. Zu beachten ist: Auch die Zertifizierung nach ISO/IEC 27018 ist keine Zertifizierung zur Einhaltung der DSGVO-Anforderungen und überwiegend als Zertifizierung datenschutzrechtlicher Überwachungsmechanismen und Richtlinien zu verstehen.